임직원 경조사비, 세금계산서 없이도 필요경비·손금으로 인정받을 수 있을까

직원 결혼식에 축의금을 보내거나 부모상을 당한 직원에게 조의금을 지급한 사업주라면 한 번쯤 이런 고민을 했을 것입니다. 세금계산서도, 현금영수증도 받을 수 없는 지출인데 과연 비용으로 인정받을 수 있을까 하는 것입니다. 결론부터 말하면 임직원에게 지급하는 경조사비는 애초에 세금계산서가 존재할 수 없는 성격의 지출이며, 몇 가지 요건만 갖추면 세금계산서 없이도 전액 손금 또는 필요경비로 인정받을 수 있습니다. 이 글에서는 그 근거와 실무에서 갖춰야 할 증빙을 정리했습니다.

경조사비에는 왜 세금계산서가 없을까

사업과 관련해 재화나 용역을 공급받고 그 대가로 3만원을 초과하는 금액을 지급하면 원칙적으로 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 중 하나(적격증빙)를 받아야 합니다. 법인세법 시행령 제158조와 소득세법 제160조의2에 따른 원칙이며, 이를 어기면 증빙을 받지 못한 금액의 2%가 증빙불비가산세로 부과됩니다.

그런데 경조사비는 이 원칙이 적용될 여지가 없는 지출입니다. 직원의 결혼이나 상을 당한 일에 대해 회사가 건네는 축의금·조의금은 재화나 용역을 공급받은 대가가 아니라 순수한 금전 지급이기 때문입니다. 거래 상대방이 사업자가 아니라 임직원 개인이므로 세금계산서를 발급할 주체 자체가 존재하지 않습니다. 즉 세금계산서가 '없어도 되는' 것이 아니라, 처음부터 '있을 수 없는' 지출인 것입니다.

다만 세금계산서가 필요 없다고 해서 아무 증빙 없이 비용 처리가 되는 것은 아닙니다. 법인세법 시행령 제45조는 법인이 임원 또는 사용인에게 사회통념상 타당하다고 인정되는 범위 안에서 지급하는 경조사비를 복리후생비로 인정하고, 개인사업자는 소득세법 시행령 제55조에 따라 같은 성격의 지출을 필요경비로 인정받을 수 있습니다. 핵심은 '사회통념상 타당한 범위'와 이를 뒷받침하는 증빙입니다.

임직원 경조사비 vs 거래처 경조사비, 처리 방식이 다르다

경조사비라고 해서 모두 같은 방식으로 처리되는 것은 아닙니다. 누구에게 지급하느냐에 따라 적용되는 세법 조항과 한도가 다릅니다.

임직원에게 지급하는 경조사비는 복리후생비로 분류됩니다. 회사 내부 구성원의 복리를 위한 지출이기 때문입니다. 법정 한도가 정해져 있지 않은 대신, 사회통념상 타당한 범위인지를 개별적으로 판단합니다.

반면 거래처나 고객 등 외부인에게 지급하는 경조사비는 기업업무추진비(2024년 세법 개정 전 명칭은 접대비)로 분류됩니다. 기업업무추진비는 건당 20만원까지는 청첩장이나 부고장 등으로 적격증빙 없이 인정되지만, 20만원을 초과하면 세금계산서 등 적격증빙을 받아야 하고 받지 못하면 지출 전액이 손금·필요경비로 인정되지 않습니다.

사회통념상 타당한 범위는 어떻게 정해질까

세법은 '사회통념상 타당한 범위'라는 표현만 두고 있을 뿐 구체적인 금액을 정해두지 않았습니다. 실무에서는 아래 네 가지를 종합적으로 살펴 판단합니다.

첫째, 회사가 마련해 둔 경조사비 지급 규정입니다. 결혼·출산·사망·회갑 등 경조사 유형별로 지급 금액을 정한 내규가 있다면, 그 기준에 따라 지급된 금액은 타당성을 인정받기 쉽습니다.

둘째, 지급받는 임직원의 직위와 근속연수, 급여 수준입니다. 신입사원과 임원에게 같은 금액을 지급했더라도 회사 규모나 직급 체계에 비춰 과도하지 않다면 문제 삼기 어렵습니다.

셋째, 회사의 규모와 매출입니다. 매출 규모에 비해 지나치게 큰 금액이 반복적으로 지급된다면 복리후생비가 아니라 이익 분여나 급여로 볼 여지가 커집니다.

넷째, 해당 경조사의 실제 내용과 통상적인 관행입니다. 결혼식 축의금과 부모상 조의금은 사회 통념상 비슷한 수준에서 형성되어 있으므로, 이 범위를 크게 벗어나면 소명이 어려워집니다.

이 기준을 벗어나 지나치게 많은 금액을 지급하면, 초과 금액은 복리후생비가 아니라 해당 임직원에게 지급한 급여로 처분됩니다. 소득세법 시행규칙 제10조에 따라 사회통념상 타당한 범위 내의 경조금만 비과세 근로소득으로 인정되므로, 초과분에는 근로소득세를 원천징수해야 합니다.

손금·필요경비로 인정받기 위해 갖춰야 할 증빙

세금계산서를 받을 수 없는 지출이라고 해서 증빙이 필요 없는 것은 아닙니다. 오히려 적격증빙이 없는 지출이기 때문에 다른 방법으로 지급 사실과 타당성을 입증해야 세무조사에서 손금부인을 피할 수 있습니다.

실무에서 갖춰야 할 서류는 다음과 같습니다. 먼저 경조사 유형별 지급 기준을 정한 사내 경조사비 지급 규정입니다. 다음으로 지급 대상자, 회사와의 관계, 경조사 내용, 금액, 지급일을 기재한 지출결의서(또는 품의서)입니다. 그리고 실제 경조사가 있었음을 확인할 수 있는 청첩장, 부고장, 가족관계증명서, 출생증명서 등의 자료입니다. 마지막으로 현금으로 직접 전달하기보다는 계좌이체로 지급해 이체 내역을 남겨두는 것이 안전합니다.

대표이사 본인이나 그 가족의 경조사에 회사 자금을 사용하는 경우는 별개로 봐야 합니다. 이는 직원 복리후생 목적이 아니라 대표 개인의 지출이므로 손금으로 인정되지 않고, 사실상 대표에 대한 급여나 상여로 처분될 수 있습니다.

세금계산서가 없다고 비용이 아닌 것이 아니라, 다른 방식으로 증명해야 하는 비용일 뿐입니다.

임직원 경조사비는 지급 규정과 증빙 체계만 갖추면 세금계산서 없이도 온전히 인정받을 수 있는 지출입니다. 아직 사내 경조사비 규정을 마련하지 못했다면, 안택스와 같은 세무 전문가와 함께 회사 규모에 맞는 기준부터 정리해보는 것도 방법입니다.