직원이 있는 사업장이라면 매년 11월 말, 국세청 홈택스에서 '간소화자료 일괄제공 서비스' 명단 등록 안내를 받습니다. 회사가 근로자 명단을 11월 30일까지 등록하고 1월 10일까지 추가·정정을 마치면, 근로자 본인이 1월 19일까지 동의한 자료만 회사로 넘어옵니다. 인사 담당자를 따로 두지 않은 소규모 사업장일수록 이 일정을 놓치고, 2월 초 정산 마감을 앞두고서야 자료가 오지 않는 이유를 묻는 경우가 잦습니다. 명단 등록부터 근로자 동의, 실제 자료 수신까지 이어지는 절차를 기한 순서대로 짚습니다.
회사는 11월 30일까지 근로자 전체 명단을 홈택스에 등록하고 1월 10일까지 추가·정정할 수 있습니다. 근로자가 1월 19일까지 동의하지 않으면 명단에 있어도 자료는 제공되지 않습니다.
간소화자료 일괄제공 서비스는 무엇을 대신해주는 절차인가
원래 연말정산용 간소화자료는 근로자 각자가 홈택스에서 내려받아 회사에 제출하는 방식이었습니다. 일괄제공 서비스는 이 과정을 뒤집습니다. 회사(원천징수의무자)가 근로자 전체 명단을 먼저 등록하면, 국세청이 각 근로자에게 동의를 요청하고 동의한 사람의 자료만 골라 회사로 직접 전송합니다. 명단 등록과 자료 전송 사이에 근로자 동의라는 단계가 끼어 있는 구조입니다.
등록 주체는 회사입니다. 개인사업자 대표 본인이 홈택스에 로그인해 직접 처리하거나, 기장을 맡긴 세무대리인에게 위임하는 경우가 많습니다. 등록 대상은 해당 연도 연말정산을 진행할 근로소득자 전체이며, 연도 중 입사한 직원도 포함해야 합니다. 일용근로자나 3.3% 사업소득으로 처리되는 프리랜서는 애초에 연말정산 대상이 아니므로 명단에서 제외합니다.
근로자 명단, 언제까지 어떻게 올려야 하나
1차 등록 기한은 11월 30일입니다. 이후 신규 입사자를 추가하거나 이미 퇴사한 직원을 명단에서 빼는 정정 작업은 다음 해 1월 10일까지 가능합니다. 11월 30일에 완벽한 명단을 만들어야 한다는 부담은 크지 않지만, 1월 10일 이후에는 명단 자체를 손댈 수 없으므로 이 시점까지는 인사 변동을 전부 반영해야 합니다.
등록 방법은 세 가지 중에서 고를 수 있습니다. 전년도에 이미 서비스를 이용했다면 전년도 명단을 그대로 불러와 수정하는 방식이 가장 빠릅니다. 올해 채용이 많았다면 국세청이 제공하는 엑셀서식에 명단을 작성해 업로드하는 편이 입력 오류를 줄입니다. 직원이 10명 안팎으로 적은 사업장은 화면에 한 명씩 직접 입력해도 부담이 크지 않습니다. 경로는 홈택스 로그인 후 [장려금·연말정산·기부금] → [연말정산간소화] → [(회사용) 일괄제공 신청/관리] → 화면 좌측 하단 [작성하기] 순입니다.
전체 일정을 표로 정리하면 다음과 같습니다.
| 구분 | 기한 | 비고 |
|---|---|---|
| 1차 명단 등록 | 11월 30일 | 회사가 홈택스에 전체 근로자 등록 |
| 추가·정정 | 1월 10일 | 신규입사자 추가, 퇴사자 제외 |
| 근로자 동의 확인 | 1월 19일 | 미동의 시 해당 근로자 자료 미제공 |
| 자료 수신일 | 1월 17일 또는 1월 20일 | 회사가 지정, 1월 20일 선택 시 1월 18일까지 수정분 반영 |
근로자 동의가 빠지면 명단 등록은 의미가 없다
회사가 명단을 정확히 올려도, 근로자 본인이 1월 19일까지 홈택스나 손택스에서 동의하지 않으면 그 사람의 자료는 회사로 가지 않습니다. 동의는 회사가 대신해줄 수 없는 근로자 고유의 절차입니다. 같은 회사에 계속 재직 중인 근로자라면 최초 1회 동의로 다음 연도부터는 별도 확인 없이 자동으로 자료가 제공됩니다.
실제 상담에서 자주 보는 사례가 있습니다. 직원 30명 규모 제조업체에서 명단은 매년 제때 올리지만, 육아휴직 중이거나 최근 휴대전화 번호가 바뀐 직원 두세 명이 동의 안내를 놓치는 일이 반복됩니다. 회사가 뒤늦게 독려해도 1월 19일을 넘긴 시점에는 시스템상 소급 반영되지 않고, 해당 직원은 간소화자료를 직접 출력해 인사팀에 제출해야 합니다.
동의 기한(1월 19일)을 넘기면 명단에 있어도 자료는 오지 않습니다. 회사가 할 수 있는 조치는 근로자에게 기한 내 동의를 안내하는 것뿐이며, 사후에 회사가 대신 동의 처리할 방법은 없습니다.
자료 수신일은 1월 17일과 1월 20일 중에서 회사가 직접 고를 수 있습니다. 근로자 수가 많아 동의 내역을 정리할 시간이 필요하거나 막판 정정 가능성이 있다면 1월 20일을 선택하는 편이 안전합니다. 1월 18일까지 반영된 최종 자료를 받을 수 있기 때문입니다. 반대로 직원이 적고 정산 업무를 서둘러 끝내야 하는 사업장이라면 1월 17일을 선택해 며칠 먼저 자료를 받는 편이 유리합니다.
실무에서 자주 걸리는 명단 등록 함정
법령이나 공식 안내에는 나오지 않지만, 실무에서 반복되는 실수가 몇 가지 있습니다. 전년도 명단을 그대로 불러왔다가 이미 퇴사한 직원이 그대로 남아 있는 경우가 첫 번째입니다. 국세청 시스템은 퇴사 여부를 자동으로 걸러주지 않으므로 회사가 직접 제외해야 합니다. 두 번째는 신규 입사자 등록에만 신경 쓰다가 기존 재직자를 빠뜨리는 경우인데, 담당자가 바뀐 해에 특히 자주 나타납니다. 세 번째는 일용근로자나 3.3% 사업소득자를 명단에 포함하는 경우로, 이들은 애초에 연말정산 대상이 아니라 불필요한 동의 요청만 발생시킵니다.
명단 관리 실패는 단순한 번거로움으로 끝나지 않습니다. 직원 40명 규모 IT 스타트업에서 담당자 교체로 신규입사자 여섯 명을 명단에서 빠뜨린 적이 있는데, 1월 말 해당 직원들이 개별적으로 간소화자료를 출력해 인사팀에 제출하느라 연말정산 마감이 사흘 밀린 사례가 있습니다.
일괄제공 서비스 자체는 근로자 동의를 시스템이 강제하므로, 정해진 절차를 따르는 한 회사가 개인정보보호법 위반에 노출될 일은 없습니다. 다만 명단 밖에서 근로자의 개인정보를 동의 없이 별도로 수집하거나 활용하면 이야기가 달라집니다. 개인정보보호법상 적법한 동의 없이 정보를 수집·이용하면 최대 1천만원 이하 과태료 대상이고, 권한 없이 제3자에게 제공하면 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금까지 갈 수 있습니다(2026년 기준). 일괄제공 서비스의 정해진 절차만 따른다면 걱정할 범위는 아니지만, 명단 관리를 이유로 근로자 정보를 별도 문서로 취합·보관하는 습관은 지양하는 편이 낫습니다.
명단 등록은 회사의 몫이지만, 자료가 실제로 오느냐는 근로자의 동의에 달려 있습니다.
11월 30일 명단 등록, 1월 10일 정정, 1월 19일 동의라는 세 번의 기한 중 하나라도 놓치면 정산 업무는 뒤로 밀립니다. 직원 수가 늘어날수록 명단 관리와 동의 독려를 동시에 챙기기가 까다로워지는데, 안택스는 18년째 개인사업자와 법인의 연말정산 기장을 함께 맡아온 세무회계사무소입니다.