법인 출장비, 여비규정 없이 지급해도 될까

법인을 세우고 직원이 생기면 곧바로 부딪히는 질문이 있습니다. 출장 다녀온 직원에게 얼마를 줘야 하고, 그 돈을 어떤 근거로 처리하느냐는 것이죠. 여비규정을 따로 만들어야 하는지 묻는 대표님이 많습니다.

답부터 말씀드리면, 작성이 법적 의무는 아닙니다. 다만 출장비를 손금(비용)과 비과세로 인정받으려면 "업무상 통상 필요한 범위에서 합리적 기준에 따라 지급했다"는 점을 회사가 입증해야 하고, 그 기준을 가장 간단히 보여주는 문서가 여비규정입니다. 규정이 있을 때와 없을 때 세금이 얼마나 달라지는지, 규정에 무엇을 적어야 하는지는 아래 계산에서 확인할 수 있습니다.

여비규정이 없으면 출장비는 어떻게 취급될까

손금과 비과세 모두 "사규 등 합리적 기준"에서 출발합니다. 법인세 쪽에서는 국내외 여비가 업무상 통상 필요한 범위에서 지급규정 등 합리적 기준으로 계산되고 거래증빙으로 지출 사실이 입증될 때 손금으로 봅니다. 그 범위를 넘는 금액은 원칙적으로 해당 임직원의 급여로 취급됩니다.

소득세 쪽도 같은 구조입니다. 일직료·숙직료·여비 가운데 실비변상 정도의 금액은 비과세 근로소득이지만(소득세법 제12조제3호, 시행령 제12조제3호), 어디까지가 실비변상 정도인지는 회사 사규에 지급기준이 있고 사회통념상 타당한지를 따져 판단합니다. 규정이 없으면 이 판단을 할 기준선 자체가 비게 됩니다.

여비규정에는 무엇을 적어야 할까

분량은 한 장이면 충분합니다. 실무에서 쓸모 있는 규정은 문장이 화려한 규정이 아니라 금액이 적힌 규정입니다. 시행령은 출장 여비에 금액 상한을 두지 않기 때문에, 회사가 정한 단가가 곧 심사의 출발점이 됩니다.

정액 방식도 가능합니다. 사내 규정에 직급별·지역별 금액을 정해 두고 실제 출장 사실이 입증되면 실비변상 정도의 금액으로 본다는 것이 과세당국의 해석 취지입니다. 정액 방식에서 약한 고리는 금액이 아니라 출장 사실의 입증입니다. 일정과 목적지가 적힌 출장명령서와 결과를 적은 복명서가 없으면 단가표가 있어도 방어가 어렵습니다.

규정 없이 정액으로 줬을 때 실제 세금은 얼마나 달라질까

실제 상담에서 자주 보는 사례를 하나 들어 보겠습니다. 직원 10명 규모의 제조업 법인에서 영업직원 한 명이 지방 거래처를 연 24회, 1박씩 다녀옵니다. 대표님은 회당 25만 원을 현금으로 정액 지급해 왔고, 서류로 남은 것은 숙박 영수증뿐입니다.

수치는 2026년 기준 계산을 위한 가정입니다. 한계세율 24%는 과세표준 8,800만 원 초과 1억 5천만 원 이하 구간에 해당하며, 직원의 실제 구간에 따라 달라집니다. 금액 차이보다 구조가 중요합니다. 규정이 있으면 다툴 대상이 초과 240만 원으로 줄어들고, 없으면 600만 원 전체가 입증 대상이 됩니다. 회사는 원천징수하지 않은 세액에 대해 가산세 부담까지 지게 됩니다.

규정을 만든 뒤에는 어떻게 운영해야 할까

한 번 만든 규정은 운영 습관이 따라야 효력이 있습니다. 세 단계로 정리하면 이렇습니다.

1. 제정 시점과 대상: 시행일과 적용 대상(임원·직원)을 적고 대표이사 결재로 확정합니다. 임원 여비를 직원보다 높게 정하는 경우에는 별도 등급으로 구분해 두는 편이 낫습니다. 같은 직급 안에서는 같은 기준을 적용해야 합리적 기준으로 인정받습니다.
2. 출장 건별 서류: 출장명령서(일정·목적지·목적)와 복명서(결과)를 건별로 남깁니다. 정액 지급이든 실비 정산이든 이 두 장이 출장 사실의 증거가 됩니다.
3. 자가운전보조금과의 구분: 시내 출장 교통비를 실비로 정산하는 직원에게 자가운전보조금(2026년 기준 월 20만 원 이내 비과세)을 함께 주면 중복이 됩니다. 어느 쪽으로 처리할지 규정에 한 줄 적어야 합니다.

정액이냐 실비냐는 출장 빈도로 가르는 것이 현실적입니다. 월 몇 차례 이상 정기적으로 출장이 있는 영업직 중심 회사라면 정액 단가표 방식이 정산 부담이 적고, 출장이 드물고 금액 편차가 큰 회사라면 실비 정산이 분쟁 소지가 적습니다.

여비규정은 의무가 아니라 입증 수단입니다. 단가가 적힌 한 장이 600만 원짜리 다툼을 240만 원으로 줄여 줍니다.

법인 설립 초기부터 여비·복리후생 규정을 함께 정비해 두면 이후 세무조사나 소명 요구에도 대응이 수월합니다. 안택스는 법인 대표님들이 이런 내부 기준을 문서로 남기도록 기장 과정에서 함께 점검합니다.