12월 말 결산을 해 보니 임차인에게 걷은 관리비가 실제 지출보다 몇백만 원 남아 있습니다. 통장에 그대로 두자니 찜찜하고, 수입으로 잡자니 임차인이 알면 문제가 될 것 같습니다. 이런 상황에서 건물주가 가장 많이 묻는 것이 "이 돈, 내 돈입니까"입니다.
답은 계약서의 관리비 조항에 있습니다. 실비정산으로 약정했다면 남은 돈은 임차인 몫이고, 월 정액으로 약정했다면 건물주가 가져도 됩니다. 집합건물이라 관리단이 관리비를 부과한다면 잉여는 관리단에 귀속됩니다. 다음 해로 넘기는 이월은 반환 의무를 상계로 갈음하는 것이어서, 임차인 동의와 정산 내역이 갖춰져야 합니다.
2026년 5월 12일부터는 임차인이 요구하면 관리비 내역을 제공해야 하는 규정(상가건물 임대차보호법 제19조의2)이 시행 중입니다. 남은 돈을 조용히 정리하던 관행이 더는 통하기 어려워졌습니다.
잉여금의 귀속은 "얼마가 남았나"가 아니라 "관리비를 어떤 약속으로 걷었나"가 정합니다. 실비정산형은 임차인 몫(반환 또는 서면 동의 이월), 포괄 정액형은 건물주 몫, 관리단 부과형은 관리단 몫입니다.
잉여금은 누구 몫인가: 계약의 관리비 약정 유형이 결정합니다
건물주 몫인지 임차인 몫인지는 관리비를 걷을 때 한 약속에 따라 갈립니다. 같은 700만 원이 남아도 실비정산 계약에서는 돌려줄 돈이고, 포괄 정액 계약에서는 위험을 감수한 대가입니다.
실비정산형: 임차인에게 돌려줄 돈입니다
계약서에 "관리비는 실제 소요 비용을 정산한다", "연 1회 정산하여 차액을 반환 또는 추가 청구한다" 같은 문구가 있거나 관리비 예치 방식이라면 실비정산형입니다. 부족분은 추가로 청구하면서 잉여분은 돌려주지 않으면 쌍방 균형이 깨집니다. 반환하지 않은 잉여는 임차인이 부당이득(민법 제741조, 법률상 원인 없이 얻은 이익) 반환을 청구할 수 있는 돈이 됩니다.
포괄 정액형: 남는 해도 모자라는 해도 건물주 몫입니다
"관리비 월 ○○만 원(정액)"으로만 약정하고 정산 조항이 없다면 포괄 정액형입니다. 전기료 인상이나 인건비 상승으로 적자가 나도 임차인에게 추가 청구할 수 없으니, 반대로 흑자가 나도 돌려줄 의무가 없습니다. 다만 안내 과정에서 "실비로 운영합니다"라고 말했거나 관리비 고지서에 항목별 실비처럼 표시해 왔다면 분쟁에서 불리하게 읽힙니다. 정액이라고 계약해 놓고 실비처럼 운영해 온 건물은 잉여를 챙기는 순간 설명이 어려워집니다.
관리단 부과형: 건물주 개인이 처분할 권한이 없습니다
집합건물(구분등기된 상가)에서 공용부분 관리비는 관리단 또는 관리인이 부과·징수합니다. 공용부분의 관리비용은 지분 비율로 부담하고(집합건물법 제17조), 관리인은 관리비용 청구·수령 권한을 갖는 동시에(제25조) 구분소유자에게 사무를 보고해야 합니다(제26조). 대법원도 공용부분 관리비채권이 원칙적으로 관리단에 귀속된다고 보고 있습니다. 구분소유자인 건물주가 임차인에게 받아 관리단에 낸 금액이 남았다고 해서 건물주가 가져가는 구조가 아닙니다. 이월이나 환급은 관리단 규약과 집회 결의, 관리단의 회계 처리에 따릅니다.
잉여금은 얼마이고, 임차인별로 어떻게 나뉘는가: 숫자로 계산해 봅니다
실비정산형 건물에서 연말 잉여금은 부과총액에서 증빙 지출을 뺀 값을 임차인별 부담 비율대로 나눈 금액입니다. 2026년 기준 전용면적 비율로 관리비를 배분하는 5층 상가 건물을 예로 듭니다.
| 항목 | 금액 (2026년 예시) | 계산 근거 |
|---|---|---|
| 연간 부과 관리비 | 7,200만 원 | 월 600만 원 × 12개월 |
| 증빙된 실제 지출 | 6,480만 원 | 청소·경비·승강기·공용 전기 등 세금계산서·계약서 기준 |
| 정산 잉여금 | 720만 원 | 7,200만 − 6,480만 |
| 전용면적 20% 임차인 배분 | 144만 원 | 720만 × 20% |
| 월 30만 원 부과 임차인 1곳의 환급 규모 | 36만 원 | 720만 ÷ 7,200만 = 10% → 연 360만 원의 10% |
실무에서 자주 보는 사례입니다. 강남권 5층 근린생활시설에서 월 정액으로 관리비를 걷으면서 정산서에 "실비 기준"이라고 적어 왔던 건물주가 있었습니다. 연말에 10% 남았는데 이를 건물주 수입으로 처리했다가, 한 임차인이 계약 종료 때 정산서를 요구하면서 전체 임차인 정산 문제로 번졌습니다. 서류에 실비라는 단어가 한 번 들어가면 포괄 정액의 방어력이 약해집니다.
또 하나의 함정은 개별 계량 항목과 공용 항목의 섞임입니다. 호실별 전기·수도는 검침한 사용량만큼 걷었다면 남을 수가 없고, 남았다면 단가 계산이 틀린 것입니다. 잉여는 대개 공용 전기·청소·경비 같은 공용 항목에서 생기므로 정산서에서 두 구역을 분리해야 임차인별 몫이 맞습니다.
세무상 잉여금은 어떻게 처리하는가
반환 의무가 없는 포괄 정액형의 잉여는 임대 관련 수입으로 소득세(법인은 법인세) 신고에 반영하는 것이 원칙입니다. 반환하기로 한 실비정산 잉여는 수입이 아니라 돌려줄 돈, 즉 미지급 채무로 보는 편이 맞습니다. 임차인에게 구분해서 징수하고 납입을 대행한 전기·수도 등 공공요금은 총수입금액과 부가가치세 과세표준에서 제외되는 것으로 해석됩니다. 반면 관리비를 임대료와 구분하지 않고 통합해 받았다면 과세표준에 포함될 수 있습니다. 어느 쪽인지에 따라 부가세 신고가 달라지므로 계약서와 고지서의 구분 여부를 세무 전문가와 확인해야 합니다.
반환할 것인가, 이월할 것인가: 조건에 따라 유리한 쪽이 다릅니다
반환과 이월 중 하나만 정답은 아닙니다. 임차인이 계속 쓰는 건물이면 이월이 편하고, 임차인이 바뀌는 시점이라면 반환이 안전합니다. 관건은 퇴거하는 임차인이 있느냐입니다.
| 구분 | 현금 반환·상계 | 다음 해 이월 |
|---|---|---|
| 적합한 상황 | 퇴거·교체 임차인이 있는 해 | 임차인 전원이 계약을 유지하는 해 |
| 임차인 동의 | 불필요 (돌려주는 것이므로) | 실비정산형은 서면 동의 권장 |
| 정산 부담 | 임차인별 개별 계산 필요 | 총액만 이월, 부과액만 낮추면 끝 |
| 분쟁 위험 | 낮음 | 퇴거자 몫 소멸이 쟁점 |
이월은 임차인의 환급 청구권을 미루는 약속입니다
잉여를 다음 해로 넘긴다는 것은 임차인이 받을 돈을 지금 주지 않고 내년 관리비에서 깎아 주겠다는 뜻입니다. 계약서에 이월 조항이 없다면 임차인은 현금 반환을 요구할 수 있습니다. 이월을 택했다면 정산서에 잉여액, 산정 방식, 이월 후 부과액을 적고 임차인에게 서면 또는 문자·이메일 같은 기록이 남는 방식으로 고지해 동의를 받아 두는 것이 안전합니다.
이월 처리는 이런 순서로 갑니다
숫자가 맞지 않는 상태로 이월하면 다음 해 정산이 또 틀어집니다. 증빙 대조로 시작해, 고지, 부과액 재산정 순으로 이어집니다.
부과액 재산정은 이렇게 계산합니다. 다음 해 예상 지출이 6,800만 원이라면 잉여 720만 원을 이월해 6,080만 원만 걷으면 됩니다. 월로는 6,080만 ÷ 12 ≈ 507만 원입니다. 월 600만 원이던 부과액이 약 507만 원으로 내려가는 만큼 임차인은 체감하지만, 이월을 반영한 첫 해만 낮을 뿐 이듬해에는 원래 수준으로 돌아간다는 점도 함께 고지해야 합니다. 이 설명이 빠지면 "내년에 왜 다시 올랐느냐"는 항의가 옵니다.
이월했는데 해당 연도 중간에 퇴거한 임차인이 있다면 그 임차인의 몫은 이월 총액에서 빼고 따로 돌려줘야 합니다. 퇴거 임차인의 보증금에서 관리비를 정산할 때 잉여 환급분을 상계하지 않으면 사후 분쟁으로 이어집니다.
2026년 5월 이후, 잉여금을 숨기면 어떤 일이 생기는가
2026년 5월 12일부터 상가건물 임대차보호법 제19조의2가 시행되면서 임차인이 요구하면 임대인은 관리비 내역을 제공해야 합니다. 계약에 임차인이 관리비를 부담하는 조항이 있고 환산보증금 범위 안의 임대차(서울 기준 9억 원 이하)가 대상입니다. 일반관리비, 청소비, 경비비, 소독비, 승강기 유지비, 냉난방·급탕비, 수선유지비, 위탁관리수수료 등 14개 항목으로 나눠 제공해야 하고, 임차인 1인의 월 관리비가 10만 원 미만이면 항목별 금액 대신 관리비에 포함된 항목만 알려 줘도 됩니다. 제공 방식과 항목의 세부 기준은 시행령과 법무부 안내를 확인해야 합니다.
내역이 열람 가능해지면 부과액과 지출의 차이가 그대로 드러납니다. 잉여가 크면 임차인은 "그 차액은 어디 있느냐"를 묻습니다.
이월·반환 어느 쪽이든 문서 4가지는 남깁니다
- 연간 정산서: 부과액, 항목별 지출, 잉여액, 임차인별 배분액이 한 장에 보이게 정리합니다.
- 증빙 사본: 세금계산서·용역계약서·공공요금 고지서를 지출 항목과 대응시켜 보관합니다.
- 고지 기록: 잉여액과 처리 방식(반환 또는 이월)을 알린 문서·문자·이메일을 남깁니다.
- 동의 기록: 이월이면 임차인 서면 동의, 반환이면 입금 내역을 보관합니다.
계약서를 새로 쓰거나 갱신할 때는 정산 방식을 한 줄로 못 박아 두면 이후 분쟁이 줄어듭니다. "관리비는 실비정산으로 하고, 연 1회 정산 후 잉여는 다음 해 관리비에서 차감하거나 반환한다" 정도의 문구만 있어도 귀속 논쟁이 사라집니다. 포괄 정액으로 가겠다면 "월 정액이며 실제 지출과의 차액은 정산하지 않는다"를 명시하는 편이 낫습니다.
임대차 갱신 시 관리비를 올리고 싶을 때도 같습니다. 월세는 상가건물 임대차보호법상 5% 증액 상한(제11조)이 있지만 관리비는 그동안 상한 대상이 아니라고 보는 것이 일반적이었고, 이를 이용해 차임 인상을 우회한다는 비판이 제19조의2 도입 배경이 되었습니다. 잉여가 계속 쌓이는 정액 관리비는 우회 인상으로 의심받기 쉽습니다. 관리비가 실비와 크게 벌어지면 정액을 실비에 맞춰 낮추는 편이 분쟁 비용보다 쌉니다.
"관리비 잉여금의 주인은 통장 잔액이 아니라 계약서의 약정 문구가 정합니다."
안택스 에셋은 빌딩 관리비 정산서 작성, 임차인 응대, 계약서 관리비 조항 정비까지 건물주가 판단해야 할 지점을 사례 중심으로 정리합니다. 12월 결산 전에 계약서의 관리비 약정 유형부터 확인하는 것이 순서입니다.